Gizlilik Politikası

1. Veri sorumlusu

Adaptify Yazılım Danışmanlık Ticaret Limited Şirketi (Kartaltepe Mah. Çamlık Sokak C Blok 185 Kartal/İstanbul) — Hizmet kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından 6698 sayılı KVKK uyarınca veri sorumlusudur. Müşteri kurumun kendi çalışan verileri bakımından müşteri kurum veri sorumlusu, OffTracker veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.

2. İşlenen veriler

• Slack profil bilgileri: ad, e-posta, Slack kullanıcı kimliği, profil görseli.
• İzin verileri: talep tarihleri, türü, açıklaması, onay durumu, bakiye ve düzeltmeler.
• İsteğe bağlı: doğum günü bilgisi (kutlama özellikleri için).
• Teknik kayıtlar: oturum bilgileri ve denetim izleri.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebep

Veriler; izin yönetimi hizmetinin sunulması (sözleşmenin ifası), bildirimlerin gönderilmesi, güvenlik ve denetim yükümlülükleri ile hizmetin geliştirilmesi amaçlarıyla işlenir. Pazarlama amaçlı işleme yapılmaz.

4. Saklama ve güvenlik

• Kişisel veriler beklemede (at rest) şifreli saklanır.
• Her müşteri çalışma alanının verisi ayrı veritabanında yalıtılmıştır.
• Erişimler rol bazlı sınırlandırılır ve önemli işlemler denetim izinde tutulur.

5. Aktarımlar ve alt işleyenler

Veriler; barındırma, e-posta iletimi ve mesajlaşma platformu entegrasyonu (Slack) gibi hizmetin çalışması için zorunlu alt işleyenlerle, yalnız gerektiği ölçüde paylaşılır. Güncel alt işleyen listesi talep üzerine sağlanır. Verileriniz satılmaz.

Web sitemiz (offtracker.app) Cloudflare ağı üzerinden sunulur. Siteyi ziyaret ettiğinizde IP adresiniz ve tarayıcınızın gönderdiği istek bilgileri (istenen adres ve tarayıcı türü gibi), içeriğin iletilmesi ve aşırı ya da kötüye kullanım amaçlı isteklerin sınırlandırılması için Cloudflare tarafından işlenir. Uygulamanın kendisi (dashboard.offtracker.app) bu ağ üzerinden sunulmaz.

6. Saklama süresi

Veriler abonelik süresince ve yasal saklama yükümlülükleri boyunca tutulur. Abonelik iptali veya aboneliğin sona ermesi verileri silmez. Çalışma alanı kapatıldığında erişim derhal kapatılır ve veriler erişime kapalı arşiv durumuna alınır. Politikamız, kapatma tamamlandıktan sonra (bağlı bir abonelik varsa abonelik dönemi sona erdikten sonra) arşivdeki verilerin 30 günlük arşiv süresinin sonunda kalıcı olarak silinmesidir. Kapatma tamamlandıktan sonra silme sistemimiz tarafından otomatik olarak planlanır; planlama, saatlik çalışan otomatik bir kontrol tarafından gerekli ön kontroller sağlandığında yapılır ve 30 günlük arşiv süresi silmenin planlandığı andan itibaren işler. Süre dolduktan sonra silme, yalnızca güncel bir yedeğin alındığı ve gerekli ön kontrollerin tamamlandığı doğrulandığında gerçekleştirilir; bu koşullar sağlanana kadar silme ertelenebilir. Bu nedenle silmenin tam olarak 30. günde gerçekleşeceği garanti edilmez; bu durum verilerin süresiz saklanacağı anlamına gelmez. Kalıcı silme talepleri privacy@offtracker.app kanalı üzerinden işleme alınır. Yasal saklama yükümlülüğü bulunmayan kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Fatura, ödeme ve zorunlu denetim kayıtları ilgili yasal yükümlülükler süresince sınırlı amaçla saklanabilir.

Veriler ayrıca sistem yedeklerinde bulunur. Rotasyonlu yedekler belirli bir süre sonra döngüsel olarak silinir; silinen veriler yedeklerde bir süre daha kalabilir.

7. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; verilerinize erişme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, işlemeye itiraz etme ve diğer haklarınızı privacy@offtracker.app adresine başvurarak kullanabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

8. Çerezler

Uygulama yalnız hizmetin çalışması için gerekli çerezleri kullanır: oturumunuzu açık tutan oturum çerezi, Slack ile giriş ve kurulum sırasında kullanılan kısa süreli güvenlik çerezleri ve dil tercihinizi bir yıl saklayan app_language çerezi. Pazarlama/izleme çerezi kullanılmaz. Ödeme ekranı Paddle tarafından sağlanır ve Paddle'ın kendi politikalarına tabidir.

9. İletişim

Gizlilik soruları için: privacy@offtracker.app